Bestyrelsens forretningsorden

Fastsat i medfør af § 18 i lov nr. 575 af 9. juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. og § 14 i vedtægterne for Egå Gymnasium.
 
Bestyrelsens opgaver
§ 1. Bestyrelsen har bl.a. følgende opgaver:

Overordnet ledelse af den selvejende institution, herunderfastlæggelse af institutionens løn- og personalepolitik,

  • ansættelse og afskedigelse af rektor, 
  • udpegning af intern revisor,
  • stillingtagen til institutionens organisation, såsom kvalitetssikring, regnskabsfunktion, intern kontrol, it-organisation og budgettering.

Ansvarlig overfor Undervisningsministeriet for institutionens drift, herunder for forvaltningen af det statslige tilskud, og bestyrelsen skal sikre, at

  • Undervisningsministeriet får den information, der er fastsat i gældende lovgivning,
  • der følges op på afrapporteringer om institutionens målsætning og strategi for uddannelserne og tilknyttede aktiviteter på kort og på lang sigt,
  • der følges op på planer, interne og eksterne evalueringer, samt tages stilling til rapporter om institutionens uddannelsesresultater mv.

Forvaltning af institutionens midler, så de bliver til størst mulig gavn for institutionens formål, ved bl.a. at

  • sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision og tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse,
  • gennemgå institutionens perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår, herunder at godkende og vurdere budgettet og afvigelser herfra.

Bestyrelse, formand og næstformand
§ 2. Bestyrelsen består af i alt 6 medlemmer med stemmeret. Desuden har bestyrelsen to medlemmer uden stemmeret, jf. vedtægtens § 4 – 6 om bestyrelsens sammensætning.
Stk. 2. Bestyrelsen skal drøfte bestyrelsens kompetenceprofil med henblik på at sikre, at bestyrelsesmedlemmerne tilsammen har de kompetencer, der er nævnt i § 5 stk. 2 i vedtægten.
Stk. 3. Bestyrelsen vælger en formand og en næstformand blandt de udefra kommende medlemmer, jf. vedtægtens § 12. I tilfælde af formandens forfald overtager næstformanden de funktioner, der er tillagt formanden.
Stk. 4. Rektor deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret.
Stk. 5. Bestyrelsen kan i øvrigt tillade ikke-medlemmer at deltage i bestyrelsens møder i et nærmere angivet omfang.

Informationsgrundlag
§ 3. Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at sikre sig, at vedkommende besidder den information, der er nødvendig for at varetage bestyrelseshvervet.
Stk. 2. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende institutionens forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner nødvendigt for at varetage bestyrelseshvervet. Anmodning herom rettes til bestyrelsens formand.
Stk. 3. Bestyrelsen kan i det enkelte tilfælde ved simpelt flertal beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, såfremt en sådan videregivelse er i strid med institutionens interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand.

Møder
§ 4. Bestyrelsen fastsætter en mødeplan for 1 år ad gangen. Mødeplanen skal indeholde en fast-læggelse af emner, der forventes behandlet på de planlagte møder, således at mødeplanen giver overblik over årets opgaver i bestyrelsesarbejdet. Rektor udsender inden hvert møde en dagsorden til medlemmerne ledsaget af skriftligt matereale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne.
Stk. 2. Bestyrelsens møder ledes af formanden. 
Stk. 3. Der skal holdes mindst 4 møder årligt. Møde skal endvidere afholdes, når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom.
Stk. 4. Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne.
Stk. 5. Såfremt afholdelse af bestyrelsesmøde ikke kan udskydes uden væsentlig ulempe for institutionen, kan bestyrelsen undtagelsesvis træffe beslutning ved afholdelse af telefonmøde eller på et skriftligt grundlag.
Stk. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Afgørelser træffes ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens – og i dennes fravær næstformandens – stemme afgørende.
Stk. 7. Til beslutning om ændring af vedtægten, om køb, salg eller pantsætning af fast ejendom og om sammenlægning eller spaltning kræver, at mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer stemmer herfor.

§ 5. Bestyrelsesmøder har følgende fast punkt på dagsordenen:

  • Godkendelse og underskrivelse af referat af forrige bestyrelsesmøde

Herudover skal følgende punkter overvejes ved fastsættelse af dagsordnen:

  • Opfølgning på beslutninger fra sidste bestyrelsesmøde
  • Eventuel beslutning om, hvilken information, der skal videregives til institutionens medarbejdere og andre, samt hvorledes dette skal ske.
  • Andre punkter som bestyrelsen eller rektor ønsker behandlet.

Beslutningsreferat
§ 6. Bestyrelsens beslutninger optages i et referat, der underskrives af samtlige bestyrelses-medlemmer og af rektor. Tilsvarende gælder for beslutninger, der træffes ved afholdelse af telefonmøde eller på et skriftligt grundlag. Referatet skal angive bestyrelsens beslutninger og grundlaget herfor, herunder væsentlige oplysninger, som ikke fremgår af det skriftlige materiale, hvortil der henvises i referatet.
Stk. 2 Er et bestyrelsesmedlem eller rektor ikke enig i bestyrelsens beslutning, har vedkommende ret til at få sin mening ført til referat.

Offentlighed
§ 7. Bestyrelsens mødemateriale, herunder dagsordener og referater, skal gøres offentligt tilgængelige. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, må dog ikke offentliggøres. Alle personsager og sager, hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere kan undtages for offentliggørelsen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt.
Stk. 2. I sager af fortrolig karakter har medlemmer tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens regler.

Mødepligt, habilitet
§ 8. Medlemmerne har pligt til at deltage i bestyrelsens møder.
Stk. 2. Medlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette formanden herom inden mødets afholdelse.

§ 9. Et medlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give afledning til tvivl om medlemmers habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives, inden mødets afholdelse. Bestyrelsen afgør, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag.

Arbejdsdeling mellem bestyrelsen og institutionens rektor og bestyrelsens tilsyn med rektor
§ 10. Rektor har den daglige ledelse af institutionen og er ansvarlig for virksomheden over for bestyrelsen.
Stk. 2. Rektor skal, jf. § 24 stk. 2 i lov nr. 575 af 9. juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. påse:

  • at uddannelserne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler,
  • at de undervisningsmæssige forhold er forsvarlige,
  • at det af bestyrelsen godkendte budget overholdes, og
  • at institutionens virksomhed i øvrigt er i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer.

Stk. 3. Rektor skal forelægge enhver disposition af væsentlig betydning for institutions økonomiske eller driftmæssige forhold for bestyrelsen, forinden beslutning træffes. Endvidere er rektor forpligtet til at holde bestyrelsesformanden orienteret om alle væsentlige forhold.
Stk. 4. Rektor varetager sekretariatsopgaver for bestyrelsen, herunder udsendelse af dagsorden m.v. jf. § 4, stk. 1.
Stk. 5. Rektor forelægger udkast til budget for bestyrelsen. Budgettet skal belyse institutionens drift, økonomi samt forventede investeringer.
Stk. 6. Bestyrelsen bemyndiger rektor til at ansætte og afskedige personale. Ansættelse og afskedigelse af ledende personale (vicerektor og sekretariatsleder) sker dog først efter godkendelse i bestyrelsen. Rektor orienterer bestyrelsen om ansættelser og afskedigelser af fastansat personale.

Ændring af forretningsordenen
§ 11. Beslutning om ændring af forretningsordenen træffes af bestyrelsen med simpelt flertal.

 Vedtaget på bestyrelsesmøde den 27. 3. 2007.